勤怠管理の自己申告制は違法？｜Googleフォームで残業を管理

「あいつは今日、何時に来たか」を社長が覚えている会社は危ない

夕方、現場から事務所に戻った専務が、その日の出面（でづら）をノートに書き起こしていく。「Aは7時前に入ってた」「Bは昼休憩なしで回してもらった」——頭の中の記憶を頼りに、後から一人ずつ出勤時刻を埋めていく。残業も「あの現場は押したから少し多め」と、その都度手で給与に反映する。多くの中小の建設会社で、いまも当たり前に続いている光景です。

今回取り上げるのは、従業員15名ほどの型枠工事の会社（ここではS社と呼びます）です。現場を仕切る専務は、ITにも明るく、自分でダッシュボードの構成を絵に描いてくるほど改善意欲の高い方でした。それでも勤怠だけは、長らく「専務の目と記憶」で回っていました。効率が悪いから困っている——最初はそう見えていた悩みの奥に、実はもっと重い問題が隠れています。

出退勤の時刻を本人や管理者の記憶・自己申告”だけ”で決める運用は、いま労働時間の客観的な把握という点で認められにくく、法的なリスクを抱えます。そしてこれは、高額な勤怠システムを入れなくても、手元のGoogleフォームとスプレッドシートだけで十分に解決できます。鍵になるのは「打刻」と「残業申請」を分けること、そして所定時間とみなし残業の線引きを先に決めておくこと。この記事では、その設計の中身を具体的にお伝えします。

自己申告制の勤怠管理はどこがNGなのか

まず押さえるべき事実から。労働時間の把握には、目的の違う2つの決まりがあります。ひとつは労働安全衛生規則第52条の7の3で、「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法」によることを求めています（労働安全衛生法第66条の8の3。ただしこちらは長時間労働者への医師の面接指導を実施するための規定です）。もうひとつが、賃金計算のもとになる労働時間を適正に把握するための厚生労働省のガイドラインです。

このガイドラインは、始業・終業時刻を確認し記録する原則的な方法として、「使用者が自ら現認して適正に記録する」か「タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とする」かの2つを挙げています。自己申告制は、この2つによることなく行わざるを得ない場合の例外という位置づけです。

ここで大事なのは、自己申告が一律に禁止されているわけではない、という点です。問題は「客観的な記録が一切なく、本人の申告や管理者の記憶だけで時刻が決まっている」状態です。この形だと、いざ未払い残業を指摘されたとき、会社側に「実際に何時から何時まで働いていたか」を示す資料が残っていません。専務が善意で正確に記憶していても、それを第三者に証明する手立てがない——ここが法的なもろさになります。

ここで一つ、誤解を解いておきます。専務の「目で見て確認する」こと自体は、ガイドラインが挙げる原則的な方法のひとつ（自ら現認する）に当たります。問題は見ていないことではなく、現認したその場で記録に残していないことでした。夕方に記憶をたどってノートに書き起こす運用では、記録が「適正に」作られたとは言いにくい。面談では、打刻の仕組みで自動的に時刻が残れば、そのタイミングが第三者にも示せて、あとから書き換えることもできない——という形でお伝えしました。つまり論点は「タイムカードを買うかどうか」ではなく、“改ざんできない客観的な時刻”がどこかに残っているか、その一点です。

参考（厚生労働省）：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン ／ 参考（e-Gov法令検索）：労働安全衛生規則（第52条の7の3）

効率の悪さの裏にあった、3つが絡まった構造

S社の悩みは、表向きは「有給や残業の集計に毎回時間がかかる」という業務効率の話でした。けれど私たちが第三者の視点で状況を整理すると、労務・財務・経営の3つが一本につながった構造が見えてきました。

出退勤が記憶ベースだという労務のリスク。そのうえ、みなし残業16時間分を超えた働きをどう扱うかのルールが曖昧で、給与の根拠が固まっていないという財務の問題。そして、その集計と判断のすべてを専務ひとりが背負い、本来の現場管理に時間を割けないという経営の負荷。どれか一つを直すだけでは片手落ちで、「何を打刻し、何を残業として扱うか」を決めて初めて、3つが同時にほどけていきます。

あなたの会社でも、「集計が面倒」の一言で片づけている業務の裏に、こうした法的リスクや根拠資料の欠落が潜んでいないでしょうか。効率化のツールを入れる前に、まず「何が客観的に残っているか」を確かめることが、遠回りに見えて一番の近道になります。

自己申告制でも認められる場合と、そのとき会社がやること

「うちはどうしても打刻機を置けない」という現場もあります。ガイドラインは自己申告制を頭から否定していません。原則的な方法によることなく自己申告制で行わざるを得ない場合には、次の措置を講じることが求められます。

みなし残業がある会社は、ここに注意が要ります

最後の「申告を妨げない」には、続きがあります。ガイドラインは、時間外労働手当の定額払——つまりみなし残業（固定残業代）のような仕組みが、労働者の適正な申告を妨げる要因になっていないかを確認し、なっている場合は改善するよう求めています。

S社のようにみなし残業16時間分を給与に含む設計をしていると、現場には「16時間を超えても言いにくい」という空気が生まれがちです。その空気が残ったままだと、フォームを入れても申告が上がってこず、記録は整っているのに実態と合わない、という状態になります。仕組みと同時に「超えたぶんは必ず申請してほしい」と伝え切ることが、設計の一部だと考えてください。固定残業代そのものの設計は、固定残業代とは？｜「残業代込み」が違法になる3要件と正しい設計で、何時間分をどう明示するかまで整理しています。

記録は「作って終わり」ではなく、残す義務がある

集めた記録には保存の義務がついてきます。労働基準法第109条は労働者名簿・賃金台帳のほか、出勤簿やタイムカードなど労働時間の記録に関する書類を5年間保存すると定めていますが、附則第143条により、当分の間は3年間とされています。労働安全衛生規則第52条の7の3も、把握した労働時間の状況の記録を3年間保存する措置を求めています。

あわせて、賃金台帳（労働基準法第108条・同法施行規則第54条）には、労働日数・労働時間数・時間外労働時間数・深夜労働時間数などを記入しなければなりません。記入していない場合や、故意に虚偽の労働時間数を記入した場合は、同法第120条により30万円以下の罰金と定められています。「集計が面倒」で済ませられる話ではない、という理由がここにあります。

スプレッドシートに溜めたデータは、そのまま保存の実体になります。年度ごとにシートを分けておくと、あとから3年分を取り出すのが楽になります。同じ考え方で有給の取得状況も残せるので、有給管理の仕組み化｜年5日の数え方と有給管理簿のつくり方とあわせて設計すると、勤怠まわりの帳簿が一度に片づきます。

参考（厚生労働省）：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン ／ 参考（e-Gov法令検索）：労働基準法（第108条・第109条・附則第143条）

打刻と残業申請を分ける、という設計の肝

私たちがS社と一緒に組み立てたのは、Googleフォームとスプレッドシートだけで作る勤怠の仕組みです。ポイントは、「出退勤の打刻」と「残業の申請」を、あえて別々のフォームに分けたことにあります。ここを混ぜてしまうと、また「本人の言い分だけで残業が決まる」状態に逆戻りしてしまうからです。

新しい高額なシステムは入れていません。すでに使っているGoogle Workspaceの中で完結させ、現場が本当に回せる形にする。これが、中小企業にとっての”ちょうどいい”仕組み化だと私たちは考えています。以下、実際に動かせる粒度で手順を追います。

ステップ1：出退勤は「押した瞬間の時刻」を自動で残す

出勤・退勤は、専用のGoogleフォームを社員がスマホから開いてボタンを押すだけにします。誰が：現場に入る各社員本人が。何を：出勤時と退勤時の打刻を。どうやって：フォーム送信時にスプレッドシートへ自動で記録されるタイムスタンプ（秒単位）を使って。ここが最大の要点で、時刻は本人が選ぶのではなく、押した瞬間が機械的に刻まれます。後から書き換えることができないので、これで「客観的な記録」の要件を満たせます。

つまずきやすいのは「現場から直行直帰でPCがない」というケースですが、スマホのブラウザやホーム画面のショートカットからワンタップで開ける形にしておけば、現場でもそのまま押せます。

ステップ2：残業は「理由付きの別フォーム」で申請し、上長が承認する

残業は打刻とは切り離し、別の申請フォームで扱います。誰が：残業した本人が。何を：残業の開始・終了時刻と、その業務上の理由を。どこに：上長（専務など）が承認する運用にして、記録を残します。就業規則上「残業は許可制」とうたっているなら、この申請フォームがその許可制を実際に機能させる装置になります。ルールと実態が一致して初めて、規則は意味を持ちます。

ステップ3：所定時間とみなし残業の”線引き”を先に決めておく

S社では、所定を朝7時から夕方17時までを基準に置き、みなし残業16時間分を給与に含む設計としました。そのうえで、打刻のズレをどう扱うかを事前にルール化します。たとえば17時20分の打刻があったとき、業務上の理由の記載か残業申請があれば残業として認め、なければ所定時間内の帰り支度などとみなして所定扱いにする——といった具合です。この「20分をどう見るか」を先に決めておくと、毎回の判断で専務が悩まずに済みます。

ステップ4：税理士には「2枚のデータ」を渡すだけにする

最後は給与計算への橋渡しです。月末に、スプレッドシートから「打刻データ」と「残業申請データ」の2枚を出力し、税理士（顧問先）に渡します。この2枚を突き合わせるだけで給与計算の基礎資料が完成するので、専務が記憶を頼りに拾い直す作業が消えます。データの役割を分けておくことが、ここで効いてきます。

労務の整備は、就業規則や評価制度とも地続きです。中小企業の働きやすい環境づくりと労務整備を一つの流れとして設計すると、勤怠だけが浮いてしまうことを防げます。

自社ならどう使うか｜規模・状況別の当てはめ方

「うちでも同じようにできるのか」を、いくつかのケースで考えてみます。金額や日数は考え方を示す例で、実際の設計は自社の就業規則と照らして決めてください。

共通して言えるのは、「完璧なシステム」より「客観的な記録が確実に残ること」を先に取るという判断軸です。ここさえ外さなければ、道具は手元のもので構いません。

「表彰されてもいいくらい」——専務の言葉が変わった瞬間

画面を一緒に見ながら仕様を詰めていくうち、専務の反応が変わっていきました。試作した有給ダッシュボードで15名分の取得状況と残日数がひと目で並んだとき、「めっちゃいいやん」「これなら先生（税理士）もやりやすいでしょ」と、声のトーンが上がったのを覚えています。

そして、こう言い切りました。「地元でこんなことをやってる建設系の会社は、そうそうない。なんならモデルケースとして表彰されてもいいくらいや」。かつて自分の記憶と手作業に依存していた勤怠が、誰が見ても改ざんできない客観的な記録として実在する仕組みに変わった。私たちの側でも、「社労士に確認されても後ろ指をさされない水準に到達した」という手応えがありました。

大切なのは、これが構想止まりではなく、その場で動くダッシュボードとして形になったことです。専務の頭の中だけにあった「あるべき勤怠の姿」が、社員がスマホで打刻し、データが自動で溜まっていく”会社の仕組み”として立ち上がりました。効率化のためだけでなく、法的な足場を固めながら、専務の時間まで軽くなる。悩みの正体が変わったと言ってもいいかもしれません。アドバイスをして資料を置いて帰るだけでは、こうした仕組みは根づきません。現場の画面を一緒に触りながら詰めてこそ、動くものになります。

まとめ

その許可制そのものを規則にどう書き、どこへ届け出るかは、就業規則の作り方で、記載が必要な項目から手順まで通してまとめています。運用の仕組みと規則の文言は、同じ時期にそろえておくとずれません。

最後に

もし、いまも出退勤を社長や専務の記憶と自己申告で回していて、「これって法律上、大丈夫なんだろうか」と心のどこかで引っかかっているのであれば、それは放置しないほうがよいサインです。効率化の一歩は、たいてい法的な足場を固める一歩と同じ方向を向いています。

私たちは、こうした勤怠の仕組みづくりを、机上の提案ではなく現場の画面を一緒に触りながら組み立てるところまで伴走しています。自社の就業規則やみなし残業との整合をどう取るか、まず何から手をつければよいか——同じような悩みをお持ちでしたら、一度ご相談ください。